Kvalitetsprocessen
Processbeskrivning
Syfte:
Syftet med denna process är att få kunskap om varför vi har ett kvalitetsledningssystem och hur detta är uppbyggt. Vi klargör för vem som ansvarar för vad och hur det systematiska kvalitetssäkringsarbetet skall gå till.
För att över huvudtaget få tillstånd till en Hvb verksamhet måste garantier finnas för att verksamheten uppfyller kraven på god kvalitet och säkerhet (SoL 7:2).
Av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) framgår att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska:
• Ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten.
• Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
• Den som bedriver verksamhet ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.
• Den som bedriver verksamhet ska ange hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten är fördelade i  verksamheten.
Föreskrifterna anger även att ledningssystemet ska anpassas till verksamhetens inriktning och omfattning.
Vi har byggt vårt ledningssystem för kvalitet utifrån Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9. Hänsyn har även tagits till HSLF-FS 2016:55 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om hem för vård och boende. Vi har även använt lämpliga delar i ISO 9001 för att säkra kvalitén ytterligare. Ledningssystemet ligger i fas med Svenskstandard SS 41000:2018 Kvalitetssäkring av HVB som kompletterar ledningssystemet i sin helhet med bl a Arbetsmiljöprocessen och Brandskyddsprocessen.
Syftet med ett ledningssystem för kvalitet är främst att det ska stödja verksamheten i att kunna planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamhetens kvalitet. Ledningssystemet gör det möjligt för ledningen att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt. Ledningssystemet möjliggör tydlighet i arbetet så att fel och brister kan minimeras. Eventuella fel och brister ligger till grund för ständiga kvalitetsförbättrande åtgärder. Alla medarbetare är delaktiga i kvalitetsarbetet som pågår dygnet runt i vår verksamhet.

Rutin för ledningssystemet för kvalitet

Syfte:
Syftet med ledningssystemet är att det ska stödja verksamheten i att kunna planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamhetens kvalitet. Ledningssystemet gör det möjligt för ledningen att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt. Ledningssystemet möjliggör tydlighet i arbetet så att fel och brister kan minimeras. Eventuella fel och brister ligger till grund för kvalitetsförbättrande åtgärder.

Ledningssystemet är uppbyggt i enighet med kraven i SOSFS 2011:9 och HSLF-FS 2016:55. Ledningssystemet består av ett antal processer som har identifierats, beskrivits och fastställts. Varje process består av olika aktiviteter som har en inbördes ordning. Dessa aktiviteter utgörs av rutiner styrande dokument och dokument redovisande dokument. Samtliga kvalitetsdokument har kvalitetssäkrats för att säkerställa att de uppfyller aktuella och relevanta lagar, förordningar och författningar för verksamheten. Ledningssystemets egenkontroller, rapporteringar, uppföljningar, utvärdering och analyser möjliggör ständiga förbättringar av ledningssystemet.
Kartläggning har gjorts och hänsyn har tagits till samtliga lagar, föreskrifter och förordningar som gäller för aktuell verksamhet. Vid framtagning av ledningssystemet har även hänsyn tagits till relevanta delar i kraven för ISO 9001. Även ett antal policys och riktlinjer har tagits fram, samt hänsyn har tagits till intern samt extern kvalitet i arbetet med ledningssystemet.
I ledningssystemet finns även interna verksamhetsspecifika rutiner som säkerställer kvalitén i den egna verksamheten.

Ansvar:
Ansvar och ansvarsfördelning enl. 3 kap. 1 § SOSFS 2011:9 och 3 § SOSFS 2011:9. Verksamhetens huvudman är ytterst ansvarig för att hemmet har ett för verksamheten aktuellt och relevant kvalitetsledningssystem, samt att hemmet utifrån det bedriver ett systematiskt kvalitetssäkringsarbete. Huvudmannen är vidare ansvarig för att det finns tillräckliga resurser för att upprätthålla, följa upp och vidareutveckla ledningssystemet för att ständigt kunna förbättra och säkra kvaliteten. Huvudmannen ansvarar även för att all personal känner till och har tillräcklig kunskap om ledningssystemets innehåll och dess krav.
Den kvalitetsansvarige (KA) har från Huvudmannen via delegation det koncernövergripande ansvaret för kvalitetsarbetet på företaget.
Det ingår i KAs arbete att vara företagets representant och ambassadör både internt som externt i kvalitetsfrågor. Den KA ingår i företagets ledningsgrupp där övergripande kvalitetsfrågor diskuteras och beslutas. Den KA skall utarbeta för ändamålet ett lämpligt kvalitetsledningssystem utifrån laga stöd.
Denne är även ansvarig för att till Styrelsen rapportera om kvalitetsledningssystemets effektivitet och funktion (årlig kvalitetsberättelse).
Föreståndaren ansvarar för det praktiska kvalitetsarbetet i sin verksamhet vilket framgår av dennes befattningsbeskrivning. Föreståndaren ansvarar för att alla medarbetare känner till kvalitetsledningssystemets olika delar och att dessa används på ett korrekt sätt.
Alla medarbetare har ett eget ansvar och skyldighet för att använda kvalitetsledningssystemet för att bidra med högsta möjliga kvalitet i sin roll och funktion. Arbetsuppgifternas ansvarsfördelning gällande kvalitet framgår av respektive medarbetares befattningsbeskrivning.

Genomförande:
Ett kvalitetsråd tillsatt av den kvalitetsansvarige analyserar var tredje månad funktion och effektiviteten av ledningssystemet. Här behandlas aktuella kvalitetsfrågor, processers effektivitet (rutiner och dokument) egenkontroller, avvikelser, rapporter, risker, anmälningar, klagomål och synpunkter, uppföljningar, utbildningsbehov av personal, behandlingsmetod mm som påverkar kvalitetsnivån. Samtliga kvalitetspåverkande aktiviteter sammanställs månadsvis för att möjliggöra en årlig kvalitetsberättelse för verksamheten. Aktuella kvalitetsfrågor sammanställs i en att göra lista; Kvalitetsplanen.
En kvalitetspolicy anger det åtagande och inriktning som gäller för verksamheten och samtliga medarbetare gällande kvalitet. Kvalitetspolicyn är framtagen och underskriven av huvudmannen/VD. Kvalitetspolicyn skall vara känd av samtliga medarbetare.
Kvalitetsmål beskriver mätbara kvalitetsaktiviteter för att nå kvalitetspolicyn. Kvalitetsmål och nivå skall alltid vara kända av medarbetarna, men kan även vara av intresse för våra uppdragsgivare. Därför är vi transparanta i redogörelsen av våra kvalitetsmål.
Kvalitetsplaner skapas i respektive Kvalitetsråd, planen beskriver beslutade åtgärder för att nå uppsatta kvalitetsmål och nödvändiga verksamhetsspecifika kvalitetsförbättrande åtgärder.
Processer och lagar: Våra processer är identifierade, som är 22 stycken till antalet. Processerna utgår från behandlingskedjan, från förfrågan till utskrivning, detta gör att det är lätt att hitta och orientera sig i ledningssystemet. De två sista processerna hanterar SAM och SBA. Lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd som styr och reglerar våra processer och rutiner är identifierade. Samtliga rutiner och dokument är regulatoriskt säkrade.
Utbildad personal: Personalen har utbildats i kvalitetsledningssystemet och har därmed en effektivt och funktionell verktygslåda till sin hjälp i det systematiska kvalitetsarbetet. Personalen har arbetsbeskrivningar där även kvalitetsansvar ingår.
Rutiner finns där personalen är aktiv och delaktig i det dagliga kvalitetssäkringsarbetet. Personalens kompetens, antal år inom yrket och utbildningsbehov är kartlagd och dokumenterad. Personalen känner till vad som gäller kring tystnadsplikt, anmälning och rapporteringsplikt samt dokumentationsplikt.
Den årliga kvalitetsberättelsen: Den årliga kvalitetsberättelsen klargör för samtliga kvalitetsaktiviteter under det gångna året. Här redovisas på vilket sätt våra verksamheter aktivt arbetat med ledningssystemet och vilka åtgärder som vidtagits i arbetet med ständiga kvalitetsförbättrande åtgärder. Kvalitetsansvarig sammanställer samtliga verksamhetsberättelser/kvalitetsaktiviteter till en kvalitetsberättelse, som redovisas till huvudmannen. Kvalitetsberättelsen är en viktig del av förbättringshjulet. Våra verksamhets- och kvalitetsberättelser redovisas vid intresse.
Egenkontroll: Egenkontroll sker av verksamheten enligt egen rutin och checklista en gång per kvartal för att hela tiden garantera beslutad och önskad kvalitetsnivå.
Granskning av verksamheten: Sker av IVO Inspektionen för vård och omsorg på sedvanligt sätt.
Förbättringshjulet:
Vårt ledningssystem och det systematiska förbättringsarbetet utgår från det s.k. Förbättringshjulet. Eftersom ledningssystemet ständigt skall förbättras är det ett levande dokument som aldrig blir färdigt.
De inre pilarna visar på fasernas tidsordning och att kvalitetsarbetet alltid pågår. De långa pilarna visar på att underlag till att utveckla och förbättra verksamhetens processer och rutiner kan komma fram direkt under varje fas (planering, genomförande och utvärdering).

Förbättringshjulet